KI-Telefonagent für Behörden & Ämter

83%

der Bürgeranrufe kommen, wenn alle Leitungen besetzt sind

52%

der Anrufe sind Fragen zu Zuständigkeiten und Sprechzeiten

18 Min.

durchschnittliche Wartezeit am Bürgertelefon

So klingt das in der Praxis

Anrufer

Ich muss meinen Personalausweis erneuern. Brauche ich einen Termin?

Agent

Ja, für die Beantragung eines Personalausweises ist ein Termin nötig. Soll ich einen buchen?

Anrufer

Ja, bitte. Was muss ich mitbringen?

Agent

Bringen Sie Ihren alten Ausweis, ein biometrisches Foto und 37 Euro Gebühr mit. Ich habe Donnerstag um 10 Uhr frei.

Was der Agent übernehmen kann

📞 Bürgertelefon entlasten

Dein Agent nimmt Anrufe an, wenn alle Leitungen besetzt sind – Bürger erreichen die Behörde immer.

💬 Zuständigkeiten und Sprechzeiten

Beantwortet häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Zuständigkeiten, benötigten Unterlagen und Anfahrt.

📅 Termine für Sprechstunden buchen

Bucht Termine für Bürgersprechstunden direkt in den Kalender des zuständigen Sachbearbeiters.

📋 Anliegen strukturiert erfassen

Der Agent fragt nach: Art des Anliegens, Aktenzeichen falls vorhanden, Kontaktdaten. Alles liegt bereit, wenn der Sachbearbeiter zurückruft.

🔀 Routing nach Fachbereich

Versteht ob es um Meldewesen, Bauamt, Sozialamt oder Standesamt geht und verbindet an die richtige Stelle.

📦 Unterlagen-Auskunft

Informiert Bürger vorab, welche Unterlagen sie für ihren Termin mitbringen müssen – spart Zeit für alle.

So funktioniert's

Was passiert, wenn ein Kunde anruft.

📞

Anruf wird weitergeleitet

Ein Kunde ruft deine Nummer an – der Anruf wird automatisch an den KI-Agent weitergeleitet.

🤖

KI-Agent nimmt an

Der Agent meldet sich, beantwortet Fragen, erfasst Anliegen und bucht Termine – wie ein Mitarbeiter.

🔔

Benachrichtigung & Ticket

Du erhältst sofort eine Zusammenfassung per E-Mail mit allen Details und nächsten Schritten.

📊

Dashboard & Kontrolle

Alle Anrufe, Transkripte und Termine findest du übersichtlich in deinem Dashboard.

In 3 Schritten starten

So richtest du deinen Agent ein.

Richte den Agent auf eure Behörde ein

Fachbereiche, Sprechzeiten, Unterlagen-Checklisten – der Agent lernt eure Abläufe.

Verbinde eure Telefonnummer

Leite Anrufe weiter, wenn alle Leitungen besetzt sind.

Bürger erreichen euch immer

Terminbuchungen, Zuständigkeitsauskunft, Anliegen-Erfassung – alles im Dashboard.

FAQ

Häufige Fragen von Behörden und Ämtern, bevor sie ihren KI-Agenten starten.

Ist das für den öffentlichen Dienst zugelassen?

Ja – alle Daten werden DSGVO-konform auf EU-Servern verarbeitet. Die Lösung erfüllt die Anforderungen an den Datenschutz im öffentlichen Sektor.

Kann der Agent nach Zuständigkeiten weiterleiten?

Ja – der Agent versteht das Anliegen und verbindet an den zuständigen Fachbereich oder bucht einen Termin beim richtigen Sachbearbeiter.

Funktioniert das auch außerhalb der Sprechzeiten?

Ja – der Agent ist 24/7 erreichbar. Bürger können auch abends Anliegen hinterlassen oder Termine buchen.

Kann der Agent über benötigte Unterlagen informieren?

Ja – hinterlege Checklisten für verschiedene Verwaltungsvorgänge. Der Agent informiert Bürger vorab, was sie mitbringen müssen.

Der KI-Agent für Behörden & Ämter

So klingt das in der Praxis