KI-Telefonagent für Vereine & Verbände

So klingt das in der Praxis

Anrufer

Ich möchte mein Kind zum Schwimmkurs anmelden. Gibt es noch freie Plätze?

Agent

Ja, im Anfängerkurs am Mittwoch um 16 Uhr sind noch Plätze frei. Wie alt ist Ihr Kind?

Anrufer

Sie ist 6 Jahre alt.

Agent

Perfekt, das passt. Ich nehme die Anmeldung auf. Wie ist der Name?

Was der Agent übernehmen kann

📞 Erreichbarkeit über Bürozeiten hinaus

Dein Agent nimmt Anrufe an, auch wenn die Geschäftsstelle nicht besetzt ist – Mitglieder erreichen euch immer.

📋 Anmeldungen und Mitgliedsanträge

Der Agent erfasst neue Mitgliedsanträge, Kursanmeldungen und Veranstaltungsregistrierungen mit allen relevanten Daten.

💬 Mitgliederfragen beantworten

Beantwortet häufige Fragen zu Beiträgen, Trainingszeiten, Veranstaltungen und Ansprechpartnern.

📅 Termine und Veranstaltungen

Informiert über kommende Veranstaltungen und bucht Beratungstermine mit dem Vorstand oder der Geschäftsstelle.

🔀 Routing an den richtigen Ansprechpartner

Versteht das Anliegen und verbindet an den zuständigen Abteilungsleiter, Trainer oder Vorstand.

📊 Saisonale Anfragen meistern

Zu Saisonstart oder vor Events klingelt das Telefon ständig. Der Agent fängt alle Anfragen ab.

So funktioniert's

Was passiert, wenn ein Kunde anruft.

📞

Anruf wird weitergeleitet

Ein Kunde ruft deine Nummer an – der Anruf wird automatisch an den KI-Agent weitergeleitet.

🤖

KI-Agent nimmt an

Der Agent meldet sich, beantwortet Fragen, erfasst Anliegen und bucht Termine – wie ein Mitarbeiter.

🔔

Benachrichtigung & Ticket

Du erhältst sofort eine Zusammenfassung per E-Mail mit allen Details und nächsten Schritten.

📊

Dashboard & Kontrolle

Alle Anrufe, Transkripte und Termine findest du übersichtlich in deinem Dashboard.

In 3 Schritten starten

So richtest du deinen Agent ein.

Richte den Agent auf deinen Verein ein

Abteilungen, Trainingszeiten, Veranstaltungen – der Agent lernt euer Angebot.

Verbinde eure Vereinsnummer

Leite Anrufe weiter, wenn die Geschäftsstelle nicht besetzt ist.

Mitglieder erreichen euch immer

Anmeldungen, Fragen, Veranstaltungsinfos – alles im Dashboard.

FAQ

Häufige Fragen von Vereinen und Verbänden, bevor sie ihren KI-Agenten starten.

Kann der Agent Mitgliedsanträge aufnehmen?

Ja – der Agent erfasst alle relevanten Daten: Name, Kontakt, gewünschte Abteilung, Beitragsklasse. Du erhältst einen fertigen Antrag.

Funktioniert das für Vereine mit ehrenamtlicher Geschäftsstelle?

Ja – gerade wenn die Geschäftsstelle nur stundenweise besetzt ist, stellt der Agent sicher, dass kein Anruf verloren geht.

Kann der Agent über Trainingszeiten und Veranstaltungen informieren?

Ja – hinterlege Trainingszeiten, Kurspläne und Veranstaltungen. Der Agent beantwortet Fragen sofort und aktuell.

Kann ich meine bestehende Vereinsnummer behalten?

Ja – leite Anrufe einfach an den Agenten weiter. Mitglieder rufen weiterhin dieselbe Nummer an.

Der KI-Agent für deinen Verein

So klingt das in der Praxis