KI-Telefonagent für Notariate

So klingt das in der Praxis

Anrufer

Wir kaufen eine Immobilie und brauchen einen Beurkundungstermin.

Agent

Gerne! Haben Sie bereits einen Kaufvertragsentwurf oder benötigen Sie auch die Vertragserstellung?

Anrufer

Den Vertragsentwurf brauchen wir auch.

Agent

Ich buche einen Beratungstermin. Nächste Woche Dienstag um 11 Uhr – passt Ihnen das?

Was der Agent übernehmen kann

📞 Anrufannahme im Beurkundungstermin

Dein Agent nimmt Anrufe an, wenn du in Beurkundungen oder Beratungen bist – kein Mandant wartet in der Leitung.

📋 Anliegen strukturiert erfassen

Der Agent fragt nach: Art des Anliegens (Immobilienkauf, Testament, Gesellschaftsrecht), Dringlichkeit, Kontaktdaten.

📅 Beurkundungs- und Beratungstermine

Bucht Termine direkt in deinen Kalender – mit allen relevanten Vorabinformationen zum Anliegen.

💬 Standardfragen beantworten

Beantwortet häufige Fragen zu benötigten Unterlagen, Kosten, Ablauf und Sprechzeiten.

🔀 Routing nach Fachbereich

Versteht ob es um Immobilienrecht, Erbrecht oder Gesellschaftsrecht geht und verbindet an den zuständigen Notar.

📦 Unterlagen-Checkliste

Informiert Mandanten vorab, welche Unterlagen sie zum Termin mitbringen müssen – so läuft die Beurkundung reibungslos.

So funktioniert's

Was passiert, wenn ein Kunde anruft.

📞

Anruf wird weitergeleitet

Ein Kunde ruft deine Nummer an – der Anruf wird automatisch an den KI-Agent weitergeleitet.

🤖

KI-Agent nimmt an

Der Agent meldet sich, beantwortet Fragen, erfasst Anliegen und bucht Termine – wie ein Mitarbeiter.

🔔

Benachrichtigung & Ticket

Du erhältst sofort eine Zusammenfassung per E-Mail mit allen Details und nächsten Schritten.

📊

Dashboard & Kontrolle

Alle Anrufe, Transkripte und Termine findest du übersichtlich in deinem Dashboard.

In 3 Schritten starten

So richtest du deinen Agent ein.

Richte den Agent auf dein Notariat ein

Beurkundungstypen, Unterlagen-Checklisten, Termine – der Agent lernt deine Abläufe.

Verbinde deine Kanzleinummer

Leite Anrufe weiter, wenn du in Beurkundungen bist.

Mandanten erreichen euch immer

Terminbuchungen, Unterlagen-Auskunft, Rückrufe – alles im Dashboard.

FAQ

Häufige Fragen von Notariaten, bevor sie ihren KI-Agenten starten.

Kann der Agent nach dem Beurkundungsanliegen fragen?

Ja – der Agent fragt nach der Art des Anliegens und erfasst relevante Details. So kannst du dich optimal auf den Termin vorbereiten.

Ist das für vertrauliche Mandantenanfragen geeignet?

Ja – alle Daten werden DSGVO-konform auf EU-Servern verarbeitet. Der Agent behandelt alle Anfragen vertraulich.

Kann der Agent Mandanten über benötigte Unterlagen informieren?

Ja – hinterlege Checklisten für verschiedene Beurkundungstypen. Der Agent informiert Mandanten vorab, was sie mitbringen müssen.

Funktioniert das auch für Notariate mit mehreren Notaren?

Ja – der Agent versteht das Anliegen und verbindet an den zuständigen Notar. Jeder Notar kann seinen eigenen Kalender anbinden.

Der KI-Agent für dein Notariat

So klingt das in der Praxis