KI-Telefonagent für Kitas & Kindergärten

87%

der Anrufe kommen, wenn die Erzieher bei den Kindern sind

41%

der Anrufe sind morgendliche Krankmeldungen

3x mehr

Anfragen zu freien Plätzen als die Leitung bearbeiten kann

So klingt das in der Praxis

Anrufer

Guten Morgen, mein Sohn Leon ist heute krank und kann nicht kommen.

Agent

Gute Besserung für Leon! Ich trage die Krankmeldung ein. In welcher Gruppe ist er?

Anrufer

In der Bärengruppe.

Agent

Alles notiert. Ich informiere die Bärengruppe. Wird er morgen voraussichtlich wieder da sein?

Was der Agent übernehmen kann

📞 Anrufannahme während der Betreuung

Dein Agent nimmt Anrufe an, wenn die Erzieher bei den Kindern sind – Eltern erreichen die Kita immer.

🤒 Krankmeldungen entgegennehmen

Nimmt morgendliche Krankmeldungen strukturiert entgegen: Kind, Gruppe, voraussichtliche Rückkehr.

💬 Elternfragen beantworten

Beantwortet häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Schließtagen, Mittagessen, Ausflügen und Abholregelungen.

📋 Anfragen zu freien Plätzen

Erfasst Anmeldungen und Wartelisten-Einträge mit allen relevanten Daten: Alter, Betreuungsumfang, Wunschtermin.

🔀 Routing an die richtige Gruppe

Versteht um welche Gruppe es geht und leitet Nachrichten an die zuständigen Erzieher weiter.

📅 Elterngespräche koordinieren

Bucht Termine für Elterngespräche und Entwicklungsgespräche direkt in den Kalender der Erzieher.

So funktioniert's

Was passiert, wenn ein Kunde anruft.

📞

Anruf wird weitergeleitet

Ein Kunde ruft deine Nummer an – der Anruf wird automatisch an den KI-Agent weitergeleitet.

🤖

KI-Agent nimmt an

Der Agent meldet sich, beantwortet Fragen, erfasst Anliegen und bucht Termine – wie ein Mitarbeiter.

🔔

Benachrichtigung & Ticket

Du erhältst sofort eine Zusammenfassung per E-Mail mit allen Details und nächsten Schritten.

📊

Dashboard & Kontrolle

Alle Anrufe, Transkripte und Termine findest du übersichtlich in deinem Dashboard.

In 3 Schritten starten

So richtest du deinen Agent ein.

Richte den Agent auf deine Kita ein

Gruppen, Öffnungszeiten, Schließtage – der Agent lernt eure Abläufe.

Verbinde eure Telefonnummer

Leite Anrufe weiter, wenn die Erzieher bei den Kindern sind.

Eltern erreichen euch immer

Krankmeldungen, Platzanfragen, Elterngespräche – alles im Dashboard.

FAQ

Häufige Fragen von Kitas und Kindergärten, bevor sie ihren KI-Agenten starten.

Kann der Agent Krankmeldungen aufnehmen?

Ja – Eltern rufen morgens an und der Agent erfasst Kind, Gruppe und voraussichtliche Rückkehr. Die Information geht sofort an die Gruppe.

Funktioniert das auch für Wartelisten-Anfragen?

Ja – der Agent erfasst Anmeldungen mit Alter, gewünschtem Betreuungsumfang und Starttermin. Du erhältst eine strukturierte Übersicht.

Kann der Agent über Schließtage und Öffnungszeiten informieren?

Ja – hinterlege Öffnungszeiten, Ferienzeiten und Schließtage. Der Agent beantwortet Fragen sofort und aktuell.

Ist das DSGVO-konform für Kinderdaten?

Ja – alle Daten werden DSGVO-konform auf EU-Servern verarbeitet. Daten von Kindern und Familien werden besonders geschützt.

Der KI-Agent für deine Kita

So klingt das in der Praxis